E-Arşiv
E-Arşiv nedir?
e-Arşiv; Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak faturanın elektronik ortamda oluşturulması, elektronik ortamda muhafazası, ibrazı ve raporlamasını kapsayan bir uygulamadır. e-Arşiv, bir elektronik fatura türüdür.
E-Arşiv Fatura nasıl kesilir?
E-Arşiv Fatura uygulamasının nasıl kesildiğine odaklanmadan önce hangi kitleye gönderilebileceğini bilmekte fayda vardır. Çünkü bu detay, birbiriyle karıştırılan iki uygulama olan e-Arşiv ile e-Fatura arasındaki en temel farklılığı oluşturur. e-Arşiv Fatura, son kullanıcıya/müşteriye gönderilen bir evraktır. Özellikle e-Ticaret odaklı işletmeler, müşterilerine alışveriş sonrasında e-posta aracılığıyla e-Arşiv Fatura gönderimi yapar. Eğer iş ilişkisi içerisinde olduğunuz kitle içerisinde e-Fatura’ya geçiş yapmamış tüzel kişiler varsa, onlara da e-Arşiv faturası gönderebilirsiniz.
e-Arşiv Fatura keserken farklı araçlar kullanabilirsiniz. Dilerseniz doğrudan Gelir İdaresi Başkanlığı‘na ait portala giriş yapıp arşiv faturanızı kolayca oluşturabilirsiniz. Bu yönteme ek olarak özel entegratör kullanımını ya da kendi sisteminizi oluşturmayı tercih edebilirsiniz. GİB portalı üzerinden e-Arşiv faturası oluşturmak, özellikle sınırlı kaynaklara sahip küçük ölçekli işletmelere pratik kullanım avantajı sağlar.
e-Fatura uygulamasının aksine kesilen e-Arşiv, matbu belge olarak basılabilir ve bu baskı resmi kurumlarca geçerli kabul edilir. Serbest format kullanılarak hazırlanabilen e-Arşiv Fatura, ayrıca mali mühür ve zaman damgası ile onaylanıp saklanabilir.
E-Arşiv Fatura’nın Avantajları Nelerdir?
e-Arşiv Fatura uygulamasına geçiş yaparak kârlılığınızı ve iş süreçlerinde verimliliği artırmanıza mümkün kılacak birçok avantaj elde edebilirsiniz. Örneğin:
Maliyetlerinizi Azaltabilirsiniz
Geleneksel yöntemler ile fatura kesmek, belirli miktarda kırtasiye masrafını beraberinde getirir. Özellikle en önemli satış kanalı e-Ticaret olan işletmeler için bu masraflar oldukça yüksektir. e-Arşiv Fatura uygulamasına geçiş yaparak baskı maliyetlerinizi kayda değer oranda azaltabilirsiniz. Üstelik iş gücünüzün bir kısmını, fatura kesmek yerine size daha fazla kazanç sağlayacak görevlere atayabilirsiniz.
Basılı Faturaların Arşivlenme Süreci Geride Kalır
Yasalar gereği basılı faturanın belirli süreyle arşivlenmesi zorunludur. İtina ile yürütülmesi gereken bu süreç için alana ihtiyaç duyulur. e-Arşiv Fatura sayesinde arşiv için ekstra yer ayırma zorunluluğu ortadan kalkar.
Yeni Nesil Ödeme Kaydedici Cihaz Zorunluluğunun Ortadan Kalkması
Vergi Usul Kanunu gereği, satışları perakende fişleri ile belgelendirecek düzeyde olan tüm mükelleflerin yeni nesil ödeme kaydedici cihaz kullanmaları zorunludur. Geleneksel yazar kasaların işlevlerini POS cihazlarının özellikleri ile birleştiren bu cihazları edinmek için işletmelerin belirli miktarda maliyeti gözden çıkarmaları gerekir. Oysa zamanınızın bir kısmını e-Arşiv Fatura uygulamasına başvuru sürecine ayırarak bütçenizden yeni cihaz almaya pay ayırma zorunluluğuna kolayca son verebilirsiniz.
Hızlı ve Güvenli Gönderim İmkânı
e-Arşiv Fatura programı aracılığıyla müşterilerinize alışverişleri sonrasında oluşturduğunuz evrakları hızlı ve güvenli gönderim imkânına kavuşabilirsiniz. Bazen günler alan gönderim sürecini ve faturanın yerine ulaşıp ulaşmadığı telaşını geride bırakabilirsiniz.
Sorgulama Kolaylığı
e-Arşiv Fatura uygulamasında oluşturulan evrakların doğruluğunu kontrol etmek son derece kolaydır. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından kullanıma sunulan sorgu sistemini kullanarak dijital belgelerin geçerlilikleri rahatlıkla görüntülenebilir.
E-Arşiv Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?
E-Arşiv Fatura başvurusu için farklı kanalları kullanabilirsiniz. Dilerseniz doğrudan Gelir İdaresi Başkanlığı’nın mükelleflere sunduğu e-Arşiv Fatura başvuru ekranı üzerinden gerekli tüm işlemleri gerçekleştirebilirsiniz. Alternatif olarak özel entegratör aracılığıyla da bu süreci tamamlayabilirsiniz. Hizmet sağlayıcılar, kendi uygulamaları içerisinde başvuru aşamasının gerçekleştirilebilmesini mümkün kılan ekranlara yer verir. Başvuru aşamasında GİB tarafından belirtilen bankanın ödeme kanalları vasıtasıyla mali mühür ücretinin mutlaka yatırılması gerekir. Daha sonrasında ise mali mühür uygulamasını bilgisayara indirip kurarak başvuru sürecinin diğer aşamalarına geçebilirsiniz.
E-Arşiv Fatura İptali Nasıl Yapılır?
E-Arşiv Faturanın iptal işlemi her durumda en geç 8 günlük süre içinde yapılmalıdır. 8 günlük süre e-arşiv faturanın düzenlenme tarihinden değil, alıcıya gönderilme tarihinden itibaren başlar. 8 günlük iptal süresi aşılırsa alıcı satıcıya iptal edilmesi gereken e-arşiv fatura tutarı kadar iade faturasını düzenleyerek gönderebilir. Hem e-arşiv faturanın iptali hem de e-arşiv faturanın iptali için düzenlenen iade faturasının kayıtlara birlikte alınması ile işlem muhasebe kayıtları nezdinde iptal olarak gerçekleşmiş olur.
Eğer iptal etmek istenilen ve süresi aşılmış e-arşiv fatura bir firmaya veya tüzel kişiye değil de gerçek kişiye (bireysel müşteriye) düzenlenmiş ise hizmeti / ürünü alan alıcı adına Gider Pusulası düzenleyerek e-arşiv fatura iptalini gerçekleştirebilirsiniz.
Gelir İdaresi Başkanlığı’ üzerinden e-Arşiv Fatura’nın iptal edilmesi için mali mühür veya elektronik imzanızı kullanarak GİB portalı üzerinden E-Arşiv Fatura portal sistemine giriş yapmalısınız. İptal etmek istediğiniz e-Arşiv Fatura için iptal talebi oluşturmalısınız.
Gelir İdaresi Başkanlığı’ E-Arşiv Fatura Portalindeki iptal adımları aşağıdaki gibidir;
- E-Arşiv Fatura portalından “Adıma Düzenlenen Belgeler" sekmesi seçilir.
- Açılan ekrandan belge tarihi aralığını seçerek sorgulama yapabilir ve iptalini istediğiniz faturayı seçebilirsiniz.
- “İptal talebi oluştur” seçeneğine tıkladığınızda karşınıza iptal gerekçesini yazmanız istenen bir pencere açılacak. Bu alana açıklamanızı yazdıktan sonra “uyarıyı okudum” kutucuğu işaretleyerek iptal talebini oluşturmuş olursunuz.
- İptal talebi oluşturulduktan sonra “İptal talebiniz başarıyla oluşturulmuştur.” yazısını mutlaka ekranda gördüğünüzden emin olunuz.
- Talebiniz onaylanana kadar iptal ve itiraz durumundan belgenizin son durumunu kontrol edebilirsiniz.
Daha ayrıntılı bilgi için :
e-Arsiv_Uygulamalari_Iptal_Ihtar_Itiraz_Bildirim_Kilavuzu
Ascom E-Arşiv Hizmeti Nedir?
Ascom Olarak olarak müşterilerimizin kurumsal ihtiyaçlarına göre logo ürünlerini daha verimli kullanmalarını sağlamakla birlikte, kullanıcıların ürün üzerindeki performanslarını da arttırmayı hedeflemekteyiz.
Bilgilerinizi ve sisteminizi garanti altına almak için çağrı merkezimizle irtibata geçmeniz yeterli olacaktır. Konusunda uzman çalışanlarımız sizlere en iyi hizmeti verecektir.
Neden Ascom’u Tercih Etmeliyim?
Ascom Bilişim ve Danışmanlık yıllardır içinde bulunduğu bilişim sektöründe tecrübesi ve kullanıcı dostu yapısıyla müşterilerine hizmet vermekte olup tercih edenlerin müdavimi olduğu hizmetleri ile sizlere en kaliteli ve hızlı hizmetleri vermektedir.
